Privacyreglement Recruitment

1. Inleiding

Dit reglement is van toepassing op Detron ICT Groep B.V. en haar dochterondernemingen (hierna: Detron) en beschrijft de wijze waarop Detron omgaat met de persoonsgegevens van sollicitanten (hierna: Persoonsgegevens). Dit reglement heeft derhalve betrekking op de digitale opslag van gegevens en het gebruik van het CV van de medewerker/sollicitant.

Uiteraard respecteert Detron de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). Detron probeert de verwerking van persoonsgegevens continu tot een minimum te beperken en gebruikt persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verkregen. Op deze wijze streeft Detron een maximale bescherming van de privacy van sollicitanten na.

2. Hoe gaat Detron om met persoonsgegevens van sollicitanten?

Wanneer een kandidaat wordt opgenomen in het sollicitatieproces van Detron, komen zijn/haar gegevens in het digitale recruitmentsysteem van Detron terecht.

Indien het sollicitatietraject succesvol wordt afgerond (dat wil zeggen: de kandidaat krijgt een baan aangeboden en accepteert deze), worden de gegevens van de kandidaat doorgegeven aan de HR afdeling van Detron voor de verdere afwikkeling van het proces.

Indien het sollicitatietraject wordt afgerond zonder dat de kandidaat een baan wordt aangeboden of indien de kandidaat de baan uiteindelijk niet accepteert, ontvangt de hij/zij een e-mail, waarin de kandidaat wordt gevraagd hoe lang Detron zijn/haar gegevens mag bewaren voor mogelijke toekomstige posities. Hierbij kan een keuze worden gemaakt tussen de volgende opties:

• Detron moet de ontvangen gegevens na 30 dagen verwijderen;
• Detron moet de ontvangen gegevens na 6 maanden verwijderen;
• Detron moet de ontvangen gegevens na 1 jaar verwijderen;
• Detron moet de ontvangen gegevens na 2 jaar verwijderen.

Indien de kandidaat niet op deze email reageert, worden zijn/haar gegevens binnen 4 weken verwijderd uit het digitale recruitment systeem van Detron.

Indien een kandidaat wel reageert, zal Detron de Persoonsgegevens in ieder geval niet langer bewaren dan de door de kandidaat gekozen termijn, waarbij geldt dat de kandidaat één maand voor de verwijderingsdatum nogmaals een e-mail krijgt met de vraag of hij/zij instemt met een verlenging van de bewaartermijn. Stemt een kandidaat hier niet mee in, dan worden de Persoonsgegevens alsnog binnen vier weken verwijderd.

3. Interne omgang met Persoonsgegevens

De cv’s die tijdens de sollicitatieprocedure worden gebruikt, worden als tijdelijke link verstuurd naar de personen die betrokken (moeten) zijn bij het proces (hiring managers, HR, en eventuele collega’s).

Nadat de sollicitatieprocedure is afgerond komt deze tijdelijke link te vervallen, waardoor cv’s niet beschikbaar blijven in de mailboxen van deze personen.

4. Klachten of vragen

Heb je een vraag of een klacht over de manier waarop Detron omgaat met jouw gegevens? Geef dit dan aan bij de afdeling Recruitment (recruitment@detron.nl). Zij zullen samen met jou zoeken naar een antwoord ene/of een oplossing.

Wanneer dit niet het beoogde resultaat oplevert, kun je ook altijd nog contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (privacy@detron.nl).