Aandacht is key

De digitale werkplek van Detron is gebaseerd op het samenwerkingsplatform van Microsoft. Microsoft levert een volwaardige gereedschapskoffer met allerlei tools en oplossingen. De kracht achter het platform en haar oplossingen is echter de visie op basis waarvan ze al deze functionaliteiten ontwikkelen. Microsoft heeft een visie op de moderne manier van samenwerken die je kan vinden als je zoekt op Modern Collaboration Architecture (MoCA). In de moderne manier van samenwerken bieden we veel mogelijkheden om simpel te communiceren. Je succes wordt echter uiteindelijk bepaald door je kunde om de aandacht goed te verdelen. Graag leggen wij je kort uit waarom dit belangrijk is.

Aandacht zorgt voor ontwikkeling

Als je aandachtig aan het luisteren bent naar iemand, deelneemt aan een overleg of een document aan het opstellen bent, ontwikkel je sterke verbindingen in de hersenen. Dit effect wordt sterk verminderd als je tegelijkertijd een andere taak of activiteit aan het uitvoeren bent.
Aandacht zorgt voor rust

Als je gericht bent op een activiteit of opdracht en het lukt om daar zonder onderbreking aan te werken, creëert dit een gevoel van rust in je lichaam. Bovendien maakt dit dat je ook daadwerkelijk wat oplevert, oftewel productiever bent.
Aandacht verlaagt stress

Niet alleen met veel aandacht werken in de tuin, maar ook met veel aandacht werken aan een activiteit in je werk verlaagt stress. De reden van de stressverlaging zit dan overigens niet zozeer in de activiteit maar in het uitblijven van onderbrekingen.

Gemiddeld worden we 200 keer per dag uit onze concentratie gehaald. Bijvoorbeeld door:

een collega die een e-mail stuurt;
een chatbericht van je manager;
een telefoontje van de klant;
een nare opmerking in de huiskamer;
een dochter die ondersteuning nodig heeft bij haar huiswerk.

De samenwerkingspyramide

Microsoft legt dit in de visie ook uit aan de hand van een pyramide. Aan de top gaan we er vanuit dat we als individu, als team en als organisatie een gezamenlijk doel hebben. Om dat gezamenlijk doel te behalen werken we samen. Samenwerken wordt gekenmerkt door een groep mensen die een gezamenlijk doel, inzet en betrokkenheid levert. Om daarin te faciliteren levert Microsoft allerlei middelen om de communicatieflow en de informatieflow te ondersteunen. Dit alles wordt gebouwd op de fundering en dat is dat ze mensen met behulp van al die middelen willen helpen om de aandacht op het juiste moment bij de juiste activiteit te houden.

Het effect van verlies van aandacht

De effecten van al die vonderbrekingen van je aandacht zijn aanzienlijk. Er zijn tal van onderzoeken die laten zien dat:

De productiviteit met 40% vermindert als je gestoord wordt in je werk.
De trend wereldwijd is dat we steeds minder werk gedaan krijgen in een werkdag.
We gemiddeld twee tot drie uur daadwerkelijk productief zijn.
Het je gemiddeld tussen de 10 en 30 minuten kost om weer de aandacht terug te hebben.

Je ziet in dit voorbeeld iemand die aan een rapport werkt. In eerste instantie is er een onderbreking door een e-mail. Het gevolg is dat, na het beantwoorden van de e-mail, je hersenen in eerste instantie de eerste activiteit opnieuw gaan uitvoeren. Dit om te komen tot het punt waar je gebleven was en je weer verder kan met het schrijven van het rapport. Zo zie je dat als dit bij iedere onderbreking gebeurt, je uiteindelijk veel langer doet over het schrijven van dat rapport. Dit geeft dan ook het wellicht bekende gevoel: ik heb een hele drukke dag gehad maar ik heb niets gedaan.

Afleiding staat gelijk aan stress

Elke keer dat we afgeleid worden ervaren we stress. Hoe vaker dat gebeurt hoe meer stress we ervaren. Hier zit echter een verraderlijk mechanisme achter. Bij iedere verandering wordt er een stofje vrijgegeven dat heet cortisol. Dit gaat tegenwoordig vaak samen met een andere reactie. Iedere keer als je een bericht ontvangt, een update ziet of iets nieuws ervaart, wordt er een ander stofje aangemaakt dat heet dopamine. Dopamine is één van de stofjes die bijdragen aan het geluksgevoel. Dit is ook waar alle social media apps op inspelen. De voortdurende updates, de rode signalen met het aantal berichten dat je nog niet hebt gelezen. De dopamina maskeert echter het effect van de cortisol, de stress. En op den duur komen mensen op deze manier uit bij effecten als oververmoeidheid of zelfs een burn-out.