Inmiddels weet je vast je collega’s te vinden voor een (in)formeel gesprek, hoe je Teams en kanalen aanmaakt  en hoe je wat gezelligheid toevoegt aan je gesprekken. Toch nog behoefte aan wat basis ondersteuning omtrent Teams? Dat lees in je in ons eerste blog. 

Teams is niet alleen gemaakt om op een makkelijke manier op afstand te overleggen. Het is ook gemaakt om op afstand makkelijk, goed en efficiënt samen te werken. Zo is het mogelijk om met meerdere mensen aan een presentatie of offerte te werken.

Hoe? Dat leggen we je hieronder uit.

Zo werk je samen aan een offerte voor de klant 

Je kent het misschien wel; je hebt toegezegd een offerte uit te brengen, hebt daar een datum aan gekoppeld en dit gecommuniceerd naar de klant. Nu is het de taak om ervoor te zorgen dat iedereen zijn/haar duit in het zakje doet zodat de offerte op tijd klaar is, gecontroleerd en alle accorderingen zijn gegeven. Zo pak je het aan.

Upload een bestand in het kanaal waarin je samenwerkt aan deze offerte (bijv. van het Sales-Team). Heb je nog geen Team? Check dan de vorige blog, over hoe je een Team (incl. kanalen) maakt.

1. Je wil een volledig nieuw Word-document beginnen in het kanaal van de offerte. Dat kan door het onderstaande menu te volgen:

2. Een bestaand bestand (template of andere versie) uploaden vanaf een andere locatie kan ook. Kies dan onderstaande menu-optie in Teams en de Windows verkenner opent zich. Je kunt nu vanuit allerlei mappen (ook je eigen OneDrive of een andere SharePoint locatie indien gesynchroniseerd) makkelijk een bestand uploaden die je eerder gebruikte of waar je al mee bezig was.

Drag and drop

Heb je een Windows verkenner open staan met het bestand dat je in Teams wil hebben? Open dan de plek in Teams / het kanaal waar je het bestand wil opslaan, ga (evt. met de alt+tab toetsencombinatie) terug naar de verkenner, klik het bestand aan dat je wil opslaan in Teams en sleep het naar het Teams icoon in je taakbalk. Je zult zien dat Teams vanzelf over de verkenner heen opent. Omdat je de juiste locatie in Teams al hebt opengezet, kun je het bestand laten ‘vallen’ zodra je het tekentje ‘+kopiëren’ ziet.

Spoor mensen aan om hun input te leveren

Met het bestand op de juiste plaats in Teams, is het nog niet zo dat de offerte vanzelf geschreven wordt. Je collega’s zijn allemaal druk en dus hebben ze wat aansporing nodig om jou te helpen de offerte compleet te krijgen. Start de chat binnen het kanaal en zorg er met @-mentions voor dat de mensen die jij nodig hebt, ook daadwerkelijk hun input leveren.

Op deze manier blijf jij ‘in control’ van de offerte en heb je hem op tijd bij de klant.

Veel plezier met samenwerken!