Het inrichten en faciliteren van een digitale werkplek brengt veranderingen met zich mee. Jij bent overtuigd van de verandering, maar hoe krijg je de rest van de organisatie mee? Dit doe je door gebruikersadoptie. Dat is meer dan het geven van een ICT-training, het is een proces dat invloed heeft op de toekomst van de hele organisatie. Hier lees je hoe je succesvolle gebruikersadoptie bereikt in drie stappen. 

Gebruikersadoptie in 3 stappen:

  • 1: Werkstijlen

  • 2: Scenario's

  • 3: Ambassadeurs

Wat is gebruikersadoptie?

Het geven van een training aan je personeel of gebruikersadoptie, wat is precies het verschil? Dat is eenvoudig uit te leggen; bij het trainen van je personeel ga je uit van de functionaliteit van de tool. Dan wordt er dus gekeken naar hoe je personeel het beste gebruik kan maken van de desbetreffende nieuwe tool. Bij gebruikersadoptie draai je het om en maak je de werknemer het uitgangspunt. Daar stem je vervolgens de hulpmiddelen op af. Je ga uit van de wijze waarop er wordt gewerkt, daarna kijk je welke tools daarin ondersteunend kunnen zijn. Wil je dus echt verandering teweegbrengen in je organisatie, dan begin je door te kijken naar de manier van werken van jouw medewerkers.

Met de komst van de digitale werkplek, zijn er een hoop functionaliteiten beschikbaar, zoals Office 365, Microsoft Teams en Sharepoint. Ook zijn er meer mensen hybride gaan werken, waardoor er veel meer online wordt gewerkt. Het doel van het gebruikersadoptieprogramma is dat de medewerkers optimaal gebruik gaan maken van de digitale werkplek bij hun dagelijkse werkzaamheden. 

Stap 1: Werkstijlen

Elke werkstijl vraagt om een andere aanpak. Geen werknemer is natuurlijk hetzelfde, ze hebben allemaal verschillende wensen, behoeftes en manieren van werken. Bij gebruikersadoptie van een digitale werkplek wordt eerst gekeken naar de verschillende werkstijlen van de medewerkers binnen de organisatie. Hierbij hebben we het ook over de verschillende werkzaamheden binnen de functies. Aan de hand van de werkstijl wordt bepaald op welke manier gebruikersadoptie van de digitale werkplek het beste toegepast kan worden. Een verpleegkundige in de thuiszorg heeft bijvoorbeeld andere wensen en behoeftes dan een front office medewerker. Dit betreft zowel het ICT-aspect, zoals applicaties, maar ook de training die gegeven wordt en de ondersteuning van de servicedesk. Door middel van adoptietrainingen, geef je je medewerkers de mogelijkheid om te wennen aan de nieuwe manier van werken. 

Stap 2: Scenario’s

Er wordt vervolgens ‘business scenario’ opgesteld. Zo wordt er voor elke werkstijl een ander scenario vastgelegd. Het business scenario beschrijft niet alleen de behoeftes van de organisatie, maar ook van de teams en van de medewerkers. Deze worden afgestemd op de verschillende werkstijlen van de organisatie. Onderwerpen die hierin beschreven worden zijn: effectief vergaderen, samenwerken in documenten, snel en efficiënt communiceren met partners, projectmatig werken, webinars, live events hosten en papierstroom digitaliseren. Neem als voorbeeld: het business scenario van medewerkers die een webinar of live events gaan hosten. In dit scenario wordt kan de adoptie van bepaalde Office 365 onderdelen opgenomen. De tools van Office 365: Teams, Forms, Planner en SharePoint zijn in dit geval relevant. Er wordt geleerd hoe dit opgestart wordt in een project in Teams, maar ook hoe de voorbereidingen gestructureerd kunnen worden met Planner. Ook sjablonen in de bibliotheek van SharePoint zijn hier handig voor. Maar ook Forms kan goed gebruikt worden voor de aanmeldingen van het event, bovendien ook achteraf voor de evaluatie ervan. Daarbij kan voor de aanmeldingen van het event een boost gegeven worden door het inzetten van social media. 

Stap 3: Ambassadeurs

Enthousiaste medewerkers kunnen uitgenodigd worden om deel te nemen aan het ambassadeursteam. Zij spelen een belangrijke rol bij de gebruikersadoptie en de verandering van de organisatie. De gebruikersadoptie verloopt in fases, in de Visie-fase wordt er met dit team van ambassadeurs gekeken naar de verschillende business scenario’s. In deze fase wordt er gekeken naar verbeteringen in de manier van werken. Vaak zie je dat ambassadeurs vaak hun collega’s zelf trainen en dat zij de vraagbaak worden binnen de organisatie. Detron ondersteunt de ambassadeurs, verzorgt trainingen voor deze groep en informeert hen als eerste over alle nieuwe ontwikkelingen. Na de lancering van de nieuwe digitale werkplek stopt het dus niet. De digitale werkplek is continu in ontwikkeling. Als partner voorzien wij de ambassadeurs van updates en mogelijkheden, delen we succesverhalen en worden zij als eerste voorzien van de nieuwste tips. Samengevat wordt dit team van ambassadeurs klaargestoomd om zelf de organisatie verder te kunnen helpen bij de gebruikersadoptie.

De succesformule

In deze drie stappen kan jij je werknemers en organisatie verder helpen. Gebruikersadoptie is dus meer dan het uitleggen van een bepaalde tool. Je kijkt echt naar de werkstijlen van de werknemers en bepaalt op basis daarvan, welke tools hun kunnen ondersteunen. Hierdoor help je medewerkers direct met ieders eigen business scenario. Samen met het ambassadeursteam lukt het je om ook de rest van de organisatie te overtuigen en samen die stap te maken naar een digitale werkplek. Het opzetten van een sterk gebruikersadoptieprogramma, heeft meerwaarde voor de toekomst voor de continuïteit van je organisatie. 

Meer informatie over gebruikersadoptie

Als de digitale werkplek in de volledige potentie wordt toegepast, is er veel efficiencywinst te behalen. Maar dat vereist wel dat jouw organisatie de eindgebruiker meeneemt, traint en begeleidt in het gebruik en de nieuwe manieren van communiceren en samenwerken.

Meer weten over gebruikersadoptie? Download nu onze whitepaper en ontdek handige tips en tricks die helpen bij de succesvolle implementatie en acceptatie van de digitale werkplek. 

Download de whitepaper