Een alpaca waar je mee kan chatten. Klinkt leuk, maar wat is de meerwaarde van deze digitale vriend? Hoe kan deze WorkplaceBuddy je helpen bij het effectief gebruiken van Microsoft 365?

Hoe de WorkplaceBuddy helpt:

  • Personeel training

    Digitaal vaardiger maken

  • Tickets voorkomen

    Altijd bereikbare service

  • Chatfunctie

    Ondersteund door een chatbot

  • Digitale intelligentie scan

    Je persoonlijke leerpad wordt opgesteld

  • Persona

    Gecombineerd met werkstijlen

  • E-learning platform

    Kies je eigen training

Microsoft is voortdurend bezig met het vernieuwen van zijn producten. Je wilt natuurlijk niet dat je medewerkers achterblijven, maar optimaal gebruik kan maken van deze nieuwe functies. Vooral ook met de komst van hybride werken, is het nodig dat er ondersteuning geboden bij de gebruikersadoptie van een digitale werkplek. Zo worden medewerkers wegwijs gemaakt bij deze nieuwe functionaliteiten en nieuwe manier van werken. WorkplaceBuddy is een digitale tool, die jouw medewerkers helpt bij de adoptie van bestaande en nieuwe functionaliteiten in Microsoft 365.

Personeel digitaal vaardig maken

De WorkplaceBuddy helpt jouw personeel werken met Microsoft 365. Wist je dat slechts een kwart van de Nederlanders zichzelf als digitaal vaardig beschouwd? Dit blijkt uit een onderzoek van Salesforce. En bijna de helft van de medewerkers mist digitale vaardigheden, dit blijkt uit een rapport van Growth Tribe. Dit laat zien dat hier winst in te behalen valt. In jouw organisatie wil je natuurlijk dat medewerkers het maximale uit hun moderne werkplek halen. Door aandacht te besteden aan de implementatie van de digitale werkplek en je medewerkers continue te blijven trainen, blijven zij up-to-date en goed voorbereid op de nieuwste ontwikkelingen in de Microsoft suite. Hierdoor zullen zij niet alleen zelfverzekerder worden over hun digitale vaardigheden, maar ook efficiënter werken en op die manier jouw organisatie vooruithelpen. 

Tickets voorkomen

De servicedesk krijgt vaak tientallen, honderden of zelfs duizenden vragen per dag, waarvan de antwoorden soms voor de hand lijken te liggen. De tickets stromen vaak binnen als er nieuwe medewerkers aan de slag gaan met Microsoft 365. Met WorkplaceBuddy kunnen deze tickets onderschept worden, omdat Microsoft 365-gerelateerde vragen kunnen worden afgehandeld in de chatfunctie. Bij hybride werken, wil je dat medewerkers altijd en overal snel ondersteund kunnen worden. Daarom is het fijn dat de chat van WorkplaceBuddy 24/7 gebruikt kan worden.

Chat

Een van de grootste features van WorkplaceBuddy is de chatfunctie, welke wordt ondersteund door een chatbot. Deze chatbot is een virtuele kennisbank, waar je alle Microsoft 365 gerelateerde vragen kan stellen. Deze worden direct beantwoord. Bijvoorbeeld, hoe maak ik een PowerPointpresentatie of hoe plaats ik een document op Sharepoint? De WorkplaceBuddy-chat kan altijd en op ieder device geraadpleegd kan worden. Mocht de chatbot de vraag niet kunnen beantwoorden, wordt de vraag uiteindelijk beantwoord door een persoon van de servicedesk. In de Microsoft Teams app is de chatfunctie gemakkelijk te vinden, het icoon van de WorkplaceBuddy staat aan de linkerkant van het menu.

Digitale intelligentie scan

Bij de start van een nieuwe medewerker wordt iemand uitgenodigd voor een digitale intelligentiescan. Deze scan is aan de hand van enkele interviewvragen en duurt ongeveer 10 minuten. Workplacebuddy kan door middel van dit interview een persoonlijk leerpad opstellen voor de desbetreffende medewerker. Er wordt zo een inschatting gemaakt van iemands werkstijl, op basis van leerwijze, vaardigheden en taken. Zo kan WorkplaceBuddy je regelmatig tips sturen, die zijn afgestemd op je werkzaamheden. 

Persona

Als de digitale intelligentie scan is afgenomen, wordt er een persona opgesteld. De persona’s van WorkplaceBuddy vertellen over jouw werkstijl en rol binnen jouw organisatie. Zo hebben deze verschillende rollen allemaal verschillende behoeften, sterke en minder sterke punten. WorkplaceBuddy stelt dan voor deze persona’s bijbehorende werkstijl samen. Eigenlijk gaat dit vooral over welke taken je hebt. Bij Detron werken we binnen de digitale werkplek met persona’s en werkstijlen gecombineerd. Als je bijvoorbeeld de persona ‘firstline’ bent, dan betekent dat je waarschijnlijk een medewerker bent die vaak onderweg is, zoals artsen, monteurs of mensen die werken in de sales. De nadruk ligt dan op afspraken vanuit de agenda en beschikbaarheid van applicaties. WorkplaceBuddy stemt de meldingen hierop af, hij geeft bij persona ‘firstline’ tips over het gebruik van de agenda.

E-learning

Door het maken een persoonlijk leerpad, kunnen de juiste e-learnings aangeboden worden vanuit de WorkplaceBuddy. Dit betreffen e-learnings die het beste aansluiten op het kennisniveau van de desbetreffende medewerker. In Microsoft Teams kan je via de applicatie in Teams zelf op zoek gaan naar het e-learnings platform. Bij het kopje ‘learnings’ staan verschillende trainingen over de verschillende onderdelen van Microsoft 365. Door middel van korte video’s word je wegwijs gemaakt in deze omgeving. Maandelijks worden er nieuwe e-learnings toegevoegd. Je kan zelfs aangeven bij WorkplaceBuddy naar welke e-learning er behoefte is. Zij kijken vervolgens of er een video ontwikkeld kan worden. De afgeronde learnings zorgen er ook voor dat WorkplaceBuddy beter kan afstemmen welke tips er gegeven moeten worden.

WorkplaceBuddy is je beste vriend bij Microsoft 365

Dat de alpaca je allerbeste vriend is bij Microsoft 365, daar is geen twijfel over mogelijk. WorkplaceBuddy heeft laten zien dat het de ideale tool is om jouw medewerkers te ondersteunen en up-to-date te houden. Vooral bij medewerkers die hybride of op onregelmatige tijden werken is deze vraagbaak ideaal. De chat van WorkplaceBuddy is altijd en overal te raadplegen, wat zorgt voor een prettigere en efficiëntere manier van werken. Daarnaast helpt het niet alleen jouw medewerkers om hun digitale vaardigheden te verbeteren, maar ook ontlast je je servicedesk met een hoop tickets. 

Adoptie bij de digitale werkplek

De Detron Digital Workspace is dé ICT-oplossing voor organisaties die optimaal willen samenwerken en communiceren. In deze digitale werkplek worden de Microsoft 365 functionaliteiten optimaal benut. WorkplaceBuddy zien wij als waardevolle toevoeging bij het gebruik hiervan. Detron is ook officieel partner van Workplacebuddy. Om jouw medewerkers nog beter te ondersteunen, kan Detron ook jouw eigen kennis en expertise toevoegen aan WorkplaceBuddy, in de vorm van content. Het is dan ook de verwachting dat er steeds meer content wordt toegevoegd, wat de chatbot steeds slimmer en waardevoller maakt voor jouw medewerkers.

Wil je meer weten over werkplekondersteuning en de digitale werkplek? Lees er meer over in ons whitepaper: ‘Zo krijg je de eindgebruiker mee’. 

Download de whitepaper