Niets is zo belangrijk als tevreden medewerkers en dat begint vanaf de eerste werkdag. Je wil jouw nieuwe medewerkers op de eerste werkdag hun gebruikersaccount geven, met de juiste toegangsrechten en benodigde software. Dat instroomproces en ook het door- en uitstroomproces, is volledig geautomatiseerd in de Detron Digitale Werkplek. En er zijn meer redenen waarom wij dit geautomatiseerd hebben en jouw organisatie hier baat bij heeft. Ontdek de voordelen.

Voordelen van geautomatiseerd user accountmanagement

  • Efficiëntie

    Automatiseer het in-, door- en uitstroom proces van jouw medewerkers.

  • Kostenreductie

    Het aantal tickets gaat omlaag. En wat te denken van de kosten van je software licenties.

  • Compliance eisen aan wet- en regelgeving

    Zorg voor duidelijke procedures en beheer eenvoudig wie toegang heeft tot welke informatie.

Waarom gebruik maken van geautomatiseerd user account management

Het aanmaken, aanpassen en verwijderen van gebruikersaccounts is in veel organisaties nog altijd een handmatige, complexe en tijdrovende klus. De IT-afdeling ontvangt van de HR-afdeling of andere afdelingen de personeelsgegevens. Het IT-team gaat hiermee aan de slag en configureert handmatig de accounts inclusief bijbehorende rechten en software licenties.

Het actueel houden van deze accountgegevens en de bijbehorende rechten is lang niet altijd goed georganiseerd. Dure licenties blijven vaak onnodig lang doorlopen, het terugdraaien van rechten wordt vergeten bij een functiewijziging en het komt zelfs voor dat oud-medewerkers nog steeds toegang hebben tot de data van jouw organisatie.

Daarom heeft Detron het user accountmanagement in haar digitale werkplek geautomatiseerd, waarbij we jouw HR-systeem als bron gebruiken. Want jouw organisatie heeft alle relevante gegevens van jullie medewerkers hierin opgeslagen. Denk hierbij aan personalia, start- en einddatum van het contract, functie, manager en afdeling. Door deze gegevens te gebruiken, zorgen wij ervoor dat een medewerker op één punt uniform en gecontroleerd wordt vastgelegd. Voor een nieuwe collega wordt het account automatisch aangemaakt en functiewijzigingen van medewerkers leiden automatisch tot het aanpassen van hun rechten en licenties. Wijzigingen worden snel, foutloos en efficiënt doorgevoerd. En er zijn nog meer voordelen:

Efficiëntie

Een nieuwe medewerker heeft accounts nodig in verschillende applicaties en systemen. Ook moet de medewerker rechten in deze systemen krijgen om zijn of haar functie te kunnen uitvoeren. Maar daar stopt het niet. De medewerker krijgt in de loop der tijd wellicht een andere functie waarbij een verhoging van rechten nodig is of wellicht een geheel andere set aan autorisaties. Maar welke rechten moeten behouden worden en welke moeten geplust of, nog belangrijker, juist ontnomen worden. De medewerker gaat trouwen of scheiden waardoor zijn of haar naam verandert en dit moet in zijn gebruikersprofielen worden aangepast. En uiteindelijk gaat de medewerker een keer uit dienst waardoor zijn toegang ontnomen en zijn accounts opgeruimd moeten worden.

Het is zomaar een greep uit de vele mutaties die zich kunnen voordoen. Het is belangrijk dat dit correct, maar vooral ook tijdig gebeurt. En dat is best een uitdaging met de vele schijven en informatiestromen die hier tussen zitten. Denk aan de manager die een sollicitant aanneemt, die dit moet doorgeven aan een HR-medewerker die alles moet opvoeren in het HRM-systeem. Vervolgens stelt HR de ICT-afdeling op de hoogte zodat zij vervolgens de juiste IT middelen ter beschikking  stellen. Veel handelingen van vele afdelingen, wat tijd en geld kost en kans op fouten is groot.

Wanneer je de Detron Digitale Werkplek afneemt, wordt het in-, door- en uitstroom proces van jouw medewerkers geautomatiseerd.

Kostenreductie

Het automatiseren van het user accountmanagement, betekent ook kostenreductie.

Het aantal tickets gaat omlaag. Uit onderzoek is gebleken dat servicedesk medewerkers veel tijd kwijt zijn aan deze relatief simpele handelingen die toch al gauw 40 euro per ticket kost. Een voorbeeld:

Een veel voorkomende reden om een ticket in te schieten zijn problemen met autorisaties. Iemand heeft geen toegang tot een bepaalde applicatie. Of heeft wel toegang tot, maar niet voldoende permissies binnen de applicatie. Maar hoe weet de helpdesk of een verzoek wel uitgevoerd mag worden? En als iemand belt hoe weten zij dan of degene aan de telefoon überhaupt echt die persoon is? Het gevolg: de helpdeskmedewerker moet de leidinggevende gaan bellen of mailen om dit te controleren. Moet wachten tot er akkoord is. Dit weer registreren in een ITSM-oplossing. Om dan eindelijk de medewerker van de juiste rechten te kunnen voorzien. Een omslachtig en tijdrovend proces met veel risico’s op fouten.

Dankzij geautomatiseerd user accountmanagement, zal bovenstaand probleem zich niet voordoen. De data uit het HR-systeem bepaalt welke autorisaties de medewerker nodig heeft aan de hand van zijn functie en afdeling. Deze data wordt uitgelezen en vertaald naar het user account.

En wat te denken van de kosten van je software licenties. Gemiddeld wordt ongeveer een derde van het IT-budget uitgegeven aan softwarelicenties. Het is erg gebruikelijk om de licenties per gebruiker af te rekenen. Onderzoek laat echter zien dat er jaarlijks miljarden worden weggegooid aan ongebruikte licenties. Het is niet heel moeilijk om de rekensom te maken welke kostenreductie je kan behalen als er niet meer licenties worden uitgedeeld dan nodig.

Compliance eisen aan wet- en regelgeving

In de huidige wet- en regelgeving (denk hierbij onder meer aan Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn organisaties zelf verantwoordelijk maakt voor het correct en veilig beheren van de toegang tot klant- en medewerker gegevens. En organisaties moeten duidelijke procedures hebben voor wie toegang heeft tot welke informatie en de wijze waarop deze informatie is beveiligd. Iets waar auditors en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) streng op toezien.

Met geautomatiseerd user accountmanagement zorgt de Detron Digitale Werkplek ervoor dat jouw medewerker de juiste autorisaties krijgt toegekend, maar deze ook weer ingetrokken worden wanneer bijvoorbeeld de functie wijzigt. Wat te denken van conflicterende permissies? Een tekenend voorbeeld is een medewerker die zowel facturen kan goedkeuren als betalen. Met geautomatiseerd user accountmanagement voorkom je dergelijke situaties.

Informatiebeveiligingsmanagementsystemen als de ISO 27001 en 27002, Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en NEN 7510 hameren daarom op het least privilege principe. Gebruikers moeten toegang hebben tot de applicaties en informatie die essentieel zijn voor hun werk, maar niet meer dan dat. IT-afdelingen moeten op hun beurt kunnen aantonen dat dit ook daadwerkelijk het geval is.

Dankzij geautomatiseerd user accountmanagement in de Detron Digitale Werkplek, ben je compliant en kan je rapporteren wie welke rechten heeft en kan je terug halen hoe iemand een recht heeft verkregen.

Meer weten?

Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan contact op met jouw account- of servicemanager of bel naar 088 44 60 000 en we helpen je graag verder.

Whitepaper: ‘De Detron Digital Workspace: alles wat je wilt weten’

Thuiswerken of werken op een andere locatie dan (uitsluitend) op kantoor is de afgelopen tijd de norm geworden; het nieuwe normaal. Maar wat komt er allemaal kijken bij het inrichten van een digital workspace? Wat zijn de voor- en nadelen? En waar moet je allemaal op letten?

Download hier het gratis whitepaper ‘De Detron Digital Workspace: alles wat je wilt weten’:

Download de Digital Workspace whitepaper