Waarom is het een grotere uitdaging om een IT migratie of implementatie succesvol te voltooien binnen het zorgdomein? Deze vraag ging bij Detron intern rond en was het startpunt om de verschillen in vergelijkbare trajecten binnen diverse branches te onderzoeken.

De conclusie; de uitdaging zit niet zozeer in het zorgdomein, maar in de ‘gestandaardiseerde aanpak’ die wij zelf hanteerden, óók binnen de zorg. Het in kaart brengen van de bestaande technische infrastructuur, de diversiteit in gebruikers (persona’s) en de wensen van de organisatie geven ons in de regel voldoende informatie om samen met de klant een plan van aanpak te maken. Wat is daar mis mee?

Techniek versus functionaliteit

Hier hebben we bij Detron even op moeten kauwen. Afstappen van een bewezen succesvolle manier van werken leek ons geen goed idee, maar verbeteringen zijn natuurlijk altijd mogelijk. Uit ons onderzoek bleek bijvoorbeeld dat verschillende persona’s binnen de zorg vanuit technisch perspectief prima met eenzelfde werkplek lijken te kunnen werken – denk aan vergelijkbare applicaties, toegang tot dezelfde databronnen en beschikbaarheidseisen – maar in functioneel gebruik sterk van elkaar verschillen. En dan is het niet meer logisch om te standaardiseren naar zo min mogelijk varianten van een werkplek, wat vanuit beheerperspectief natuurlijk wel een streven is.

Hoe houden we de technische standaarden in stand en daarmee de werkplek solide, maar creëren we meer flexibiliteit en verschijningsvormen voor de diversiteit aan zorgmedewerkers?

Marc Lagermann

Een voorbeeld over twee medewerkers met hetzelfde zorgsysteem: De ene medewerker gebruikt het systeem na eenmalig te hebben aangemeld bijna de hele dag op dezelfde fysieke werkplek, terwijl de andere medewerker hetzelfde systeem iedere dag vanaf meerdere locaties en devices slechts kort nodig heeft. Technisch prima mogelijk, maar met een volledig andere gebruikerservaring. De laatste medewerker zal steeds opnieuw moeten opstarten, aanmelden en leren omgaan met de wisselende verschijningsvormen op verschillende devices. Met deze uitkomsten zijn wij als adoptie- en ontwikkelteam van de Detron Digitale Werkplek (DDW), samen op zoek gegaan naar verfijning van onze aanpak binnen de zorg.

De zorgmedewerker centraal

Hoe houden we de technische standaarden in stand en daarmee de werkplek solide, maar creëren we meer flexibiliteit en verschijningsvormen voor de diversiteit aan zorgmedewerkers? De uitkomst; door in een vroeg stadium meer contact te leggen met de zorgmedewerkers. Vanuit adoptie was hier altijd al aandacht voor, maar vooral met de focus op de technische requirements en digitale vaardigheden van de medewerker, ‘de hóe’. Door juist meer te kijken naar de functionele behoefte en de manier waarop zorgmedewerkers verschillend van elkaar door een werkdag heen bewegen, gaf ons waardevolle inzichten die meer vertelden over ‘waarom’ er bepaalde keuzes werden gemaakt. Maar ook waarom er soms juist geen behoefte is aan een, naar ons idee, goede (technische) oplossing. Even snel een notitie maken om later in een zorgsysteem te verwerken lijkt vanuit ons IT perspectief inefficiënt; ‘dat moet ook meteen het zorgsysteem in kunnen’. Maar als je ziet wat de zorgmedewerker op dat moment allemaal voor zorghandelingen aan het uitvoeren is, begrijp je de behoefte aan deze ‘snelle notitie’. Door deze veilig beschikbaar te stellen, aangevuld met de mogelijkheid om diezelfde notitie later 1:1 door te zetten en eventueel aan te vullen in het zorgsysteem, geeft ons ‘IT’ers’ misschien minder voldoening, maar voorziet beter in de behoefte van de zorgmedewerker.